The private use of Internet access : Why not?

The use of workplace Internet access for private purposes has become the subject of many hefty debates lately, not only in Indonesia but also internationally. Corporations are concerned that employees are “wasting” hours to access private emails, blogs or social networking sites. The recent popularity of Face book has also fueled the discussion. Those with Face book accounts feel the need to occasionally check their accounts and since the majority of the Indonesian population does not have access to internet from home, Internet access from the workplace becomes exploited for social networking purposes.
While there are some controversies in allowing the private use of internet access in the workplace, some benefits can also be suggested, provided it is done in a responsible manner. Some corporations with the strict view that private business must be done outside work hours have responded to the problem by setting firewalls in their IT systems blocking popular websites for free emails, blogs or networking.
After all, why should corporation have to pay for employees’ private affairs during working hours? While this argument is debatable, the placement of such technological measures is a symbol of distrust and a management shortcoming. It shows that corporations trust the employees enough to conduct business, but apparently not enough to control themselves in using company Internet access for private purposes. Such regulations can also be a reflection of where the focus of company management lies. Hours spent at workstations are considered more important to control than appreciating the fact that a job is done within hours allocated.
Commitment to work is measured primarily on hours-spent management, while performance is relevant only to calculate bonus. Isn’t more important to focus on employees’ performance in due time than worry about what employees are doing during work hours? If a company ever has to worry about the latter, perhaps that company has not been utilizing its work force properly. This does not mean private use of workplace internet access poses no risk to company performance, it poses great risks not only in terms of time spent, but also in employee productivity. Some may not be able to set limits between internet use for private and work purposes, and some may turn into internet addicts.
Companies must prevent and deal with these issues in a balanced manner. On one hand, not policing the use of internet access at all, in era where the internet is an integral part of life, is similar to welcoming the risks of negative internet attitude. On the other hand, totally blocking access can instead bring unwanted effects. The placement of technological measure to block free email websites will only cause employee mix their private emails with work email to ensure access to both.
Those with more money will buy Blackberrys or similar PDAs to guarantee their access to the internet during work hours. In any case, the installment purpose of technological measures will not be served. A clear guideline on the private use of internet access is a more efficient way for workplace to encourage the responsible use of internet access than a ban.
In other words, private uses should be allowed, provided it is managed responsibly. What is responsible use must be decided based the company and its employees. This could mean allowing limited access (i.e. maximum 10 minutes) to free email sites during work hours in the event that many employees use free email websites also for work purposes; make internet access available during lunch breaks or after hours.
If it is still difficult for a company to comprehend why private uses of internet access should be allowable at all on company time, perhaps they should see it as an ‘inevitable trade-off” for the long hours employees spend at work, and for the work-related stress put on the employees – both of which impact their live, family and perhaps friends.
Connection to the internet no longer only facilitates work, but also maintains contact with friends and family during the course of the day. As most working populations have families and friends they need to maintain personal bonds with, it is inevitable that Internet access in the workplace will be used for this purpose.
If many companies are willing to spend big money on company outings or organize leisure activities to be conducted during employees private time, surely a tolerance on employees’ responsible use of workplace internet access for private purposes-could be considered a small non-wage benefit to ease employees’ personal life.
Also consider the fact that many employees check their work emails over the weekend or other private times, without biffing this to the company.
Those with PDAs and Blackberrys would testify that they become regular checkers of work-related email also in their private time. Think about how much family time has been spent working for company’s benefit. Allowing for the responsible private use of workplace internet access will, at the very least, help to ease conflicts between work and the family.

By : Maryke SN – adapted from The Jakarta Post – March 2009.


Penggunaan pribadi akses Internet: Mengapa tidak?

Penggunaan akses internet untuk kepentingan pribadi tempat kerja telah menjadi subyek perdebatan besar dan kuat banyak akhir-akhir ini, tidak hanya di Indonesia tetapi juga internasional. Korporasi prihatin bahwa karyawan adalah "membuang-buang" jam untuk mengakses email pribadi, blog atau situs jaringan sosial. Popularitas Face buku baru-baru ini juga telah memicu diskusi. Mereka yang memiliki rekening Face buku merasa perlu untuk sesekali mengecek rekening mereka dan karena mayoritas penduduk Indonesia tidak memiliki akses ke internet dari rumah, akses internet dari tempat kerja menjadi dimanfaatkan untuk keperluan jaringan sosial.

Meskipun ada beberapa kontroversi dalam memungkinkan penggunaan akses internet pribadi di tempat kerja, beberapa manfaat juga dapat disarankan, asalkan dilakukan secara bertanggung jawab. Beberapa perusahaan dengan pandangan yang ketat bahwa usaha swasta harus dilakukan di luar jam kerja telah menanggapi masalah dengan pengaturan firewall di sistem TI mereka memblokir situs-situs populer untuk email gratis, blog atau jaringan.

Lagi pula, mengapa perusahaan harus membayar untuk urusan pribadi karyawan selama jam kerja? Sementara argumen ini masih bisa diperdebatkan, penempatan langkah teknologi tersebut adalah simbol ketidakpercayaan dan kelemahan manajemen. Hal ini menunjukkan bahwa perusahaan cukup percaya karyawan untuk melakukan bisnis, tapi sepertinya tidak cukup untuk mengendalikan diri dalam menggunakan akses internet perusahaan untuk kepentingan pribadi. peraturan tersebut juga dapat merupakan cerminan dari mana fokus manajemen perusahaan kebohongan. Jam yang dihabiskan di workstation dianggap lebih penting untuk mengendalikan daripada menghargai fakta bahwa pekerjaan dilakukan dalam beberapa jam dialokasikan.

Komitmen untuk bekerja adalah diukur terutama pada jam-menghabiskan manajemen, sementara kinerja yang relevan hanya untuk menghitung bonus. Apakah tidak lebih penting untuk berfokus pada kinerja karyawan pada waktunya dari khawatir tentang apa yang karyawan lakukan selama jam kerja? Jika perusahaan yang pernah harus khawatir tentang yang terakhir, mungkin bahwa perusahaan belum memanfaatkan tenaga kerja dengan benar. Ini tidak berarti penggunaan pribadi akses internet tempat kerja tidak menimbulkan risiko terhadap kinerja perusahaan, menimbulkan risiko besar tidak hanya dalam hal waktu yang dihabiskan, tetapi juga dalam produktivitas karyawan. Beberapa mungkin tidak dapat menentukan batas-batas antara penggunaan internet untuk keperluan pribadi dan pekerjaan, dan beberapa mungkin berubah menjadi pecandu internet.

Perusahaan harus mencegah dan menangani isu-isu ini secara seimbang. Di satu sisi, bukan kebijakan penggunaan akses internet sama sekali, di era di mana internet merupakan bagian integral dari kehidupan, adalah sama dengan menyambut risiko sikap negatif internet. Di sisi lain, akses benar-benar menghalangi bukannya dapat membawa efek yang tidak diinginkan. Penempatan mengukur teknologi untuk memblokir situs-situs email gratis hanya akan menyebabkan campuran email pribadi karyawan dengan email bekerja untuk memastikan akses ke keduanya.

Mereka yang memiliki lebih banyak uang akan membeli BlackBerrys atau PDA serupa untuk menjamin akses mereka ke internet selama jam kerja. Dalam hal apapun, tujuan dari tindakan teknologi angsuran tidak akan dilayani. Sebuah panduan yang jelas tentang penggunaan pribadi akses internet adalah cara yang lebih efisien untuk tempat kerja untuk mendorong tanggung jawab penggunaan akses internet dari larangan.
Dengan kata lain, menggunakan swasta harus diperbolehkan, asalkan dikelola secara bertanggung jawab. Apa gunanya bertanggung jawab harus diputuskan berdasarkan perusahaan dan karyawan. Ini bisa berarti memungkinkan akses yang terbatas (misalnya maksimum 10 menit) ke situs email gratis selama jam kerja dalam hal banyak karyawan menggunakan email gratis website juga untuk keperluan kerja; membuat akses internet tersedia selama istirahat makan siang atau setelah jam.
Jika masih sulit bagi perusahaan untuk memahami mengapa menggunakan akses internet pribadi harus diijinkan sama sekali pada waktu perusahaan, mungkin mereka harus melihatnya sebagai "tak terhindarkan trade-off" bagi karyawan menghabiskan berjam-jam di tempat kerja, dan untuk stres kerja yang terkait dengan meletakkan pada karyawan - yang keduanya dampak hidup mereka, keluarga dan mungkin teman-teman.

Koneksi ke internet tidak lagi hanya memfasilitasi kerja, tetapi juga memelihara hubungan dengan teman dan keluarga sepanjang hari. Karena kebanyakan populasi bekerja memiliki keluarga dan teman-teman mereka butuhkan untuk mempertahankan ikatan pribadi dengan, tidak dapat dihindari bahwa akses internet di tempat kerja akan digunakan untuk tujuan ini.

Jika banyak perusahaan yang bersedia mengeluarkan uang besar di perusahaan atau mengatur acara rekreasi kegiatan yang akan dilakukan selama waktu karyawan swasta, pasti toleransi pada penggunaan bertanggung jawab karyawan tempat kerja akses internet untuk keperluan pribadi-bisa dianggap sebagai manfaat non-upah kecil untuk memudahkan kehidupan pribadi karyawan.
Juga mempertimbangkan fakta bahwa banyak karyawan memeriksa email-email pekerjaan mereka selama akhir pekan atau kali swasta lainnya, tanpa biffing ini untuk perusahaan.
Mereka dengan PDA dan BlackBerrys akan bersaksi bahwa mereka menjadi checker reguler email yang berhubungan dengan pekerjaan juga dalam waktu pribadi mereka. Pikirkan tentang berapa banyak waktu keluarga telah habis bekerja untuk keuntungan perusahaan. Memungkinkan untuk penggunaan pribadi bertanggung jawab atas akses internet akan tempat kerja, setidaknya, membantu meringankan konflik antara pekerjaan dan keluarga.